Approvato dall’Assemblea dei Soci in data 08.11.2010
Revisione n. 1 – Assemblea dei Soci in data 28.04.2012
Revisione n. 2 – Assemblea dei Soci in data 29.04.2013
Revisione n. 3 – Assemblea dei Soci in data 28.04.2016
Il presente documento definisce le funzioni e i compiti svolti da ogni dipendente inserito nella struttura organizzativa della “SAGIFI S.p.A.” (da organigramma funzionale) secondo le procedure aziendali.
Le funzioni istituzionali da Statuto Societario sono esclusive di questa figura, quindi i rapporti contrattuali con fornitori, clienti, Enti, Banche, nonché valutazioni economiche per partecipazioni a gare di appalto, decidere l’impiego e l’approvvigionamento delle risorse finanziarie, sono compiti riconducibili esclusivamente all’A.U.
Questi ha facoltà di rilasciare procure e deleghe ai dipendenti responsabili di funzioni ai fini dell’espletamento di specifici compiti.
I poteri di firma sono esclusivi di questa figura.
Funzione che esercita tutti i poteri conferitigli con atto notarile, solo in assenza dell’Amministratore Unico.
Questa funzione ha il compito di responsabile ai sensi del Decreto Legislativo 81/08, assicurando la sicurezza sul lavoro, funzione questa espletata da persona in possesso di tutti i titoli e qualifiche di legge individuato in un professionista (ingegnere) a contratto.
Questa funzione ha il compito di seguire e far eseguire tutte le norme igieniche, qualitative e procedurali (Haccp) imposte dalla vigente legislazione, quindi il compito di far osservare tutte le disposizioni contenute nel “Manuale della Qualità, Ambiente, Responsabilità Sociale e Sicurezza sul lavoro” e le relative procedure all’ uopo predisposte dalla SAGIFI S.p.A.
Il manuale è parte integrante del Sistema di Gestione della SAGIFI S.p.A., certificato da Organismo Internazionale BVQI, quale organo esterno, verifica, attraverso controlli periodici, se vengono rispettati tutte le procedure in conformità agli standard e alla normativa vigente.
Questa funzione ha il compito di gestione del personale, (selezione, proposta di assunzione, licenziamento, provvedimenti disciplinari, riscontro presenze, ferie, permessi ecc.) avvalendosi di un consulente a contratto, incaricato all’elaborazione delle buste paga e di tutti gli adempimenti consequenziali.
Mantiene e sviluppa i rapporti con gli Uffici del lavoro , Sindacati etc. Gestisce e rappresenta l’Azienda nelle vertenze aziendali ed individuali.
Questa funzione ha il compito di coordinare tutte le attività produttive aziendali sia del “Centro Produzione Pasti Centrale Gianturco” che delle strutture periferiche (cantieri e/o mense) attraverso i singoli preposti RSP, quindi ha la funzione di preposto aziendale alla produzione e coordina le strutture periferiche.
Dispone gli’ordini di merce a fornitori di materie prime e sussidiarie, acquista le divise al personale e presidi di prevenzione e sicurezza, ordina interventi di manutenzione su macchine ed attrezzature produttive e mezzi di trasporto aziendali.
Il RSP si avvale di Servizi di Consulenza Igienico Sanitaria e Merceologica affidati dalla SAGIFI S.p.A. con contratto a professionista di fiducia, e talvolta Servizi di Consulenza e Analisi affidati alla C.C.I.A.A. di Napoli Laboratorio Chimico Merceologico.
Questa funzione ha il compito di intrattenere rapporti con la clientela, sia enti pubblici che clienti privati. Relazioni limitate alla presentazione dei nostri servizi e forniture sia sotto il profilo “Sicurezza e Qualità” che sotto il profilo amministrativo e procedurale.
Ha il compito di seguire le procedure amministrative presso il cliente relative al riscontro delle nostre attività, alla liquidazione delle fatture ed al pagamento delle stesse.
Alcun compito di promozione delle vendite e sviluppo delle stesse è demandato a questa funzione aziendale.
La partecipazione alle sedute di gara sempre limitate alla sola rappresentanza istituzionale.
Questa funzione svolge il compito mero di contabilità fiscale e amministrativa e il compito di predisporre la documentazione per il controllo di gestione, si avvale di un Servizio di consulenza fiscale a contratto per tutti gli adempimenti e le scadenze fiscali e di un Servizio di consulenza del lavoro a contratto per tutti gli adempimenti e le scadenze fiscali e contributive nonché per l’elaborazione delle buste paga, retribuzioni aziendali.
Ha il compito di disporre il pagamento ai fornitori, esclusivamente con l’uso di sistemi informatici per il pagamento elettronico dei bonifici delle RI.BA. tali da creare sempre la tracciabilità delle operazioni.
Ha il compito di registrare in contabilità gli acquisti, le vendite, gli emolumenti del personale la contribuzione, in conformità alle “Procedure contabili” aziendali.
Ha il compito di disporre il pagamento stipendi al personale, esclusivamente con l’uso di sistemi informatici per il pagamento elettronico dei bonifici e per l’emissione degli assegni circolari, nonché il compito di disporre il pagamento delle imposte tasse, contribuzioni previdenziali ed assicurative con sistemi elettronici Mod. F24.
La firma digitale è di esclusiva competenza dell’Amministratore Unico.
Ha il compito di trasmettere la documentazione amministrativa contabile ai componenti del Collegio Sindacale, quindi di assistere l’organo di controllo(collegio sindacale, revisori dei conti) durante tali operazioni, oltre ad assistere gli’organi di controllo esterno, durante verifiche tributarie e/o altri tipi di controlli amministrativi a cui è sottoposta la SAGIFI S.p.A.
Nella funzione amministrativa rientrano anche altre figure impiegatizie dell’azienda che hanno il compito di gestione degli incassi e delle registrazioni fiscali consequenziali (mense presso terzi) e addetti all’emissione di documenti contabili per il trasporto dei pasti (D.D.T.) e corretta registrazione in conformità alle procedure fiscali.
Le funzioni affidate ai collaboratori sono chiaramente indicate in specifiche deleghe ad essi conferite.
Questa funzione ha il compito di programmazione finanziaria quindi procacciare e pianificare l’approvvigionamento delle risorse finanziarie e l’impiego delle risorse finanziarie della SAGIFI S.p.A. , tale funzione è esclusiva dell’Amministratore Unico.
E’ alle dirette dipendenza del Responsabile del servizio produzione di direzione e si avvale delle seguenti funzioni :
Questa funzione ha il compito di coordinare tutte le attività produttiva del cantiere distaccato presso ospedali, scuole e aziende quale preposto aziendale.
Dispone gli’ordini di merce a fornitori di materie prime e sussidiarie, acquista le divise al personale e presidi di prevenzione e sicurezza, ordina interventi di manutenzione su macchine ed attrezzature produttive e mezzi di trasporto aziendali.
Questi si avvale di Servizi di Consulenza Igienico Sanitaria e Merceologica affidati dalla SAGIFI S.p.A. con contratto a professionista di fiducia, e talvolta Servizi di Consulenza e Analisi affidati alla C.C.I.A.A. di Napoli Laboratorio Chimico Merceologico.
Le sue funzioni sono quelle di predisporre le diete secondo quanto previsto nei capitolati d’appalto e le esigenze giornaliere dei vari utenti (degenti – scolari – lavoratori) giusto indicazione dei servizi di Dietologia del committente.
Ha il compito di utilizzare i sistemi informatici specifici per l’elaborazione delle diete, (Win food della Medimatica) messi a disposizione dalla SAGIFI S.p.A.
Dipende direttamente dal Responsabile del Servizio Qualità e Sicurezza Alimentare di Direzione (RSQSA). Il suo compito è di applicare e/o fare applicare tutte le procedure, affinché siano garantiti gli standard di qualità e sicurezza alimentare dell’impianto centrale di produzione pasti Gianturco e di monitorare tutte le attività produttive in conformità alle procedure.
Il CGM/Q si avvale di Servizi di Consulenza Igienico Sanitaria e Merceologica affidati dalla SAGIFI S.p.A. con contratto a professionista di fiducia, e talvolta Servizi di Consulenza e Analisi affidati alla C.C.I.A.A. di Napoli Laboratorio Chimico Merceologico.
Tale compito è affidato, per gli’impianti periferici (cantieri presso cucine ospedaliere e cucine scolastiche e aziendali) al RSP di cantiere e sottoposto a vigilanza e controllo dal RSQSA.
Compito del RSP che organizza tutto l’approvvigionamento delle materie prime , sussidiarie e materiali vari secondo le esigenze di produzione dell’impianto centrale di Gianturco ed ha il compito di indicare al CGM/P delle strutture periferiche (mense c/o ospedali, scuole e aziende)la scelte dei fornitori per tipologie di merce in quanto già selezionati e qualificati dalla SAGIFI S.p.A. in conformità alle procedure aziendali.
Quindi, tale compito, per ciascun singolo cantiere periferico, è conferito al CGM/P su indirizzo del RSP.
Ha il compito di coordinare tutte le attività giornaliere per la produzione dei pasti, per la preparazione e cottura degli stessi in rispondenza dei capitolati di gara e capitolati tecnico e nutrizionali dei committenti.
Si avvale delle seguenti figure :
Cuochi Capo partita
Cuochi
Hanno il compito materiale di preparazione e cottura dei vari alimenti producendo inoltre diete differenziate, diete celiache avendo particolare cura di usare utensili differenziati il tutto in rispondenza ai capitolati tecnici di gara ed alle tabelle nutrizionali del committente.
Ha il compito di custodia delle merci presso i magazzini della SAGIFI S.p.A., ha il compito di eseguire tutte le operazioni manuali per il ricevimento delle stesse nonché del riscontro sia quantitativo che qualitativo con gli’ordini e il Disciplinare Tecnico di appalto, ha il compito di predisporre la “spesa” per le esigenze produttive del centro di produzione pasti interessato su indicazione del RSP.
Macchinisti: hanno il compito di “start and stop” delle macchine di confezionamento e “start and stop” delle etichettatrici in funzione per la produzione dei pasti con esclusivo uso dei sistemi informatici di pilotaggio in funzione presso la SAGIFI S.p.A.;
Sporzionatori: Hanno il compito di riempire con gli alimenti, le vaschette avviate alla termosigillatura. Tale fase deve avvenire esclusivamente con l’uso di strumenti calibrati messi a disposizione, per una perfetta osservanza delle quantità (porzioni) di capitolato tecnico di gara e nutrizionale.
Confezionatori: Hanno il compito di prelevare le vaschette termosigillate in uscita dalla macchina confezionatrice, controllare l’integrità della confezione, la perfetta etichettatura, e procedere alla selezione degli stessi, quindi il compito di confezionamento in appositi contenitori termici distinti per pietanze calde (+ 65° C) e per pietanze fredde (4°-10° C) di cui è dotata la SAGIFI S.p.A. per l’avvio dei pasti al trasporto.
Autisti (ASM)
Hanno il compito di caricare sui nostri automezzi i contenitori termici dei pasti, nonché tutto il materiale accessorio per il consumo del pasto monouso ecc., quindi procedere al trasporto sino a destinazione previo controllo delle temperature di arrivo e scarico contenitore termico e accessori pasto presso il cliente/ente.
Hanno il compito di rispettare il Codice della Strada oltre alle procedure aziendali.
Refezionisti (ASM)
Hanno il compito di controllare le pietanze contenute nelle vaschette, nonché l’integrità delle stesse, la temperatura, e l’etichettatura, quindi procedere alla distribuzione dei pasti, confezionati in vaschette monouso termosigillate per gli’ospedali e scuole, e talvolta procedere alla sporzionamento presso le scuole, quando previsto dal contratto di appalto e capitolato di gara.
Il compito di distribuzione viene espletato sempre ed esclusivamente con l’uso di attrezzature della SAGIFI S.p.A. quali contenitori termici e/o carrelli termici, e talvolta messi a disposizione dal cliente/ente.
Pulizia e Sanificazione (ASM)
Queste figure hanno il compito di provvedere sia alla pulizia degli utensili occorsi per la preparazione dei pasti, sia alla pulizia ed alla sanificazione dei locali in conformità al “Piano di Pulizia e Sanificazione” inserito nelle procedure aziendali.
Oltre a quelle che per Statuto competono esclusivamente all’Amministratore Unico, questi provvederà a rilasciare specifiche deleghe alle seguenti funzioni:
E’ stata predisposta di seguito, una mappaturaper individuare quali sono le aree aziendali a rischio reati, documento elaborato a seguito audit svolto mediante interviste ai responsabili delle singole funzioni aziendali.
I reati cui si riferisce il decreto 231/2001 sono quelli commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e cioè :
- Malversazione a danno dello Stato o di altro ente pubblico (art 316 bis cod.
pen.);
- indebita percezione di contributi,finanziamenti o altre erogazioni da parte
dello Stato o di altro ente pubblico (art 316 ter cod.pen.)
- concussione (art 317 cod .pen.)
- corruzione per un atto d’ufficio art. 318 cod.pen.)
- corruzione per un atto contrario ai doveri d’ufficio (art 319 cod.pen.)
- corruzione in atti giudiziari (art 319 ter cod.pen.)
- istigazione alla corruzione (art 322 cod.Pen.)
- induzione a non rendere dichiarazioni o rendere dichiarazioni mendaci all’Autorità Giudiziaria
(art.377 bis. Cod.Pen.)
- truffa in danno dello Stato o di altro ente pubblico (art 640 comma n 1
cod.pen)
- truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni pubbliche (art 640 bis
cod.pen.)
- frode informatica in danno dello Stato o di altro ente pubblico /art 640 ter
cod.pen.)
Inoltre si è inteso prevedere altre tipologie di reati a cui potrebbe essere sottoposta la SAGIFI S.p.A. per la specifica attività:
Aree aziendali a rischio reati:
Le aree a rischio reati sono di seguito riportate con accanto la tipologia dei reati individuati per i quali risultano sensibili.
La tipologia dei reati per i quali è stato elaborato il presente documento di mappatura è compresa nell’elenco dal n.1 al n.22 come di seguito.
AMMINISTRATORE UNICO/DIRETTORE GENERALE sensibile a tutte le tipologie di reati di seguito individuati dal n.1 al n.22;
PROCURATORE GENERALE – PG sensibile a tutte le tipologie di reati di seguito individuati dal n.1 al n.22;
RESPONSABILE SERVIZIO PREVENZIONE E PROTEZIONE (RSPP) sensibile alle tipologie di reati di seguito individuati al n.1 e dal n.3 al n.13 e n.18,n.20 e n.22;
RESPONSABILE RISORSE UMANE (RRU/RRS) sensibile alle tipologie di reati di seguito individuati al n.1 e dal n.3 al n. 14 e dal n.17 al n.20 e n.22;
RESPONSABILE SERVIZIO QUALITA’ E SICUREZZA ALIMENTARE di DIREZIONE (RSQSA) sensibile alle tipologie di reati di seguito individuati al n.1 e dal n.3 al n.12 e n.14,n.15,n.16 e dal. n.18 al n.20 e n.22;
CAPO GRUPPO MENSA QUALITA’ (CGM/Q) sensibile alle tipologie di reati di seguito individuati al n.1 e dal n.3 al n.12 e n.14,n.15,n.16,e dal n.18 al n.20 e n.22 ;
RESPONSABILE SERVIZIO PRODUZIONE CENTRALE PREPOSTO (RSP) sensibile alle tipologie di reati di seguito individuati al n.1 e dal n.3 al n.22;
CAPO GRUPPO MENSA PRODUZIONE (CGM/P) sensibile alle tipologie di reati di seguito individuati al n.1 e dal n.3 al n.22;
RESPONSABILE DIETETICO NUTRIZIONALE (RDN) sensibile alle tipologie di reati di seguito individuati al n.1 e dal n.3 al n.11 e n.14,n.15,n.16, e n.18 n.19 n.20 ee n.22;
AMMINISTRAZIONE (AM) sensibile alle tipologie di reati di seguito individuati dal n.1 al n.14 e dal n.17 al n.20, e n.22;
COMMERCIALE (COM) sensibile alle tipologie di reati di seguito individuati al n.1 e dal n.3 al n.11 e n.14 e dal n.18 al ,n.22;
CAPI GRUPPO PRODUZIONE (OCCP) sensibile alle tipologie di reati di seguito individuati al n.1 e dal n.3 al n.9 e n.12,n.14,n.15,n.16,n.18,n.19 e n.22;
MACCHINISTI – SPORZIONATORI – CONFEZIONATORI – AUTISTI – PULITORI E SANIFICATORI (ASM) sensibile alle tipologie di reati di seguito individuati al n.1 e dal n.3 al n.9 e n.12,n.14,n.15,n.16,n.18,n.19 e n.22;
MAGAZZINIERI (ASM) sensibile alle tipologie di reati di seguito individuati al n.1 e dal n.3 al n.9 e n.12,n.14,n.15,n.16,n.18,n.19 e n.22;
Elenco tipologia di reati valutati:
Composto da due membri iscritti all’Albo Dottori Commercialisti e/o all’Albo degli Avvocati e nominati dall’Assemblea dei soci della SAGIFI S.p.A. per la durata di un anno corrispondente all’esercizio sociale, salvo revoca.
I componenti del OdV devono essere in possesso di requisiti morali e professionali e che non siano sottoposti e non si trovino in nessuna delle cause di ineleggibilità.
- L’OdV vigila sulla rispondenza tra quanto previsto dal Modello e i comportamenti concretamente tenuti ai soggetti obbligati al rispetto dello stesso;
- valuta la capacità del modello a prevenire i comportamenti illeciti e dunque a verificarne la stabilità;
- monitora il modello nel tempo verificando che esso mantenga i propri requisiti di validità;
- aggiorna il modello ove i risultati delle analisi svolte giustifichino variazioni e/o adeguamenti;
- provvede alla divulgazione del modello organizzativo all’interno dell’azienda in collaborazione con gli organismi aziendali addetti alle risorse umane e all’amministrazione dell’azienda stessa;
L’OdV sarà dotato di un budget per ogni esigenza necessaria al corretto svolgimento dei compiti cui lo stesso è tenuto, e del cui eventuale utilizzo dovrà presentare rendiconto annuale dettagliato alla fine di ogni esercizio finanziario (approvazione annuale bilancio).
L’OdV sarà remunerato secondo le determinazioni dell’Assemblea dei soci al momento della nomina.
L’OdV annualmente presenterà all’Assemblea dei soci, all’organo amministrativo, nonché al Collegio Sindacale una relazione scritta che evidenzi:
Per ogni tipologia di violazione delle prescrizioni contenute nel modello 231, fermo restando l’applicazione, anche in via cautelare dei provvedimenti disciplinari previsti dal C.C.N.L. di Categoria, sarà comminata una sanzione da applicare alla categoria di dipendenti identificata, con specifiche funzioni e compiti, di seguito precisato:
Tipologia di violazione e reato :
1) Malversazione a danno dello Stato o di altro ente pubblico (art 316 bis cod. pen.) Sanzione €.10.000,00 (diecimila/00);AMMINISTRATORE UNICO/DIRETTORE GENERALE (AU/DG) 100% DELLA SANZIONE;
PROCURATORE GENERALE – (PG)100% DELLA SANZIONE;
RESPONSABILE SERVIZIO PREVENZIONE E PROTEZIONE (RSPP) 25% (un quarto) DELLA SANZIONE;
RESPONSABILE RISORSE UMANE (RRU/RRS) 25% (un quarto) DELLA SANZIONE;
RESPONSABILE SERVIZIO QUALITA’ E SICUREZZA ALIMENTARE di DIREZIONE (RSQSA) 25% (un quarto) DELLA SANZIONE;
CAPO GRUPPO MENSA QUALITA’ (CGM/Q) 25% (un quarto) DELLA SANZIONE;
RESPONSABILE SERVIZIO PRODUZIONE CENTRALE (RSP) 25% (un quarto) DELLA SANZIONE;
CAPO GRUPPO MENSA PRODUZIONE (CGM/P) 25% (un quarto) DELLA SANZIONE;
RESPONSABILE DIETETICO NUTRIZIONALE (RDN) 25% (un quarto) DELLA SANZIONE;
AMMINISTRAZIONE (AM) 25% (un quarto) DELLA SANZIONE;
COMMERCIALE (COM) 25% (un quarto) DELLA SANZIONE;
CAPI GRUPPO PRODUZIONE (OCCP)10% (un decimo) DELLA SANZIONE;
MACCHINISTI – SPORZIONATORI – CONFEZIONATORI – AUTISTI – PULITORI E SANIFICATORI (ASM) 10% (un decimo) DELLA SANZIONE;
MAGAZZINIERI (ASM) 10% (un decimo) DELLA SANZIONE;
Tutte le operazioni di carattere finanziario vengono decise esclusivamente dall’ Amministratore Unico e disposte da un dipendente amministrativo, le stesse sono tracciate su c/c bancari (dedicati) in conformità al Protocollo di legalità tra la Prefettura di Napoli e Enti Pubblici sul territorio, e in conformità della Legge 136/2010 – D.L. 12.11.2010 n. 187 – Legge n.217/2010 -
Operazioni eseguite in stretta osservanza del Manuale delle Procedure Contabili e di controllo della SAGIFI S.p.A
La definizione di efficaci flussi informatici dalla struttura aziendale verso l’organismo preposto al suo controllo (OdV) e da questo verso l’alta amministrazione e gli altri organi di controllo è stato previsto nel presente Modello 231/01.
Trattasi di un elemento necessario che dà la possibilità di organizzare contemporaneamente un sistema di individuazione e circolazione delle informazioni effettivamente rilevanti per lo sviluppo di linee di business realmente informate (con ricorso a processi di dematerializzazione dei documenti e archiviazione elettronica).
I flussi informativi la struttura aziendale li trasmetterà esclusivamente sul sito di posta elettronica “organovigilanza@sagifi.it” con l’utilizzo di apposita modulistica.
Pertanto l’Organo di Vigilanza, procederà con cadenza periodica alle verifiche interne di tutte le attività sensibili alla Legge 231/2001, compilando una Check list completa di valutazione e suggerimenti o provvedimenti da adottare, da sottoporre all’Amministratore Unico o all’Assemblea dei Soci per quanto di competenza come da Statuto sociale e per Legge.
Al fine di agevolare l’attività di vigilanza sull’efficacia del modello nonché l’accertamento delle causo e/o disfunzioni che avessero reso eventualmente possibile il verificarsi del reato, l’organo amministrativo ha l’obbligo di fornire all’OdV tutte le informazioni ritenute utili a tale scopo mantenendo la relativa documentazione disponibile per l’eventuale ispezione dell’OdV stesso.
Eventuale omissione dei predetti obblighi informativi verso l’OdV saranno sanzionati secondo il “sistema disciplinare” in relazione alla gravità delle eventuali violazioni.
La società SAGIFI S.p.A. provvede alla programmazione della formazione delle figure in organico, in relazione ai reati da prevenire, tali formazioni saranno eseguite all’atto dell’assunzione e successivamente con periodicità annuale fatte salve diverse esigenze connesse a modifiche normative o mutate esigenze aziendali.
1 Premessa
La Legge 6 novembre 2012, n. 190 “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione” – pubblicata in G.U. n. 265 del 13/11/2012 -, entrata in vigore il 28/11/2012, è finalizzata ad avversare i fenomeni corruttivi e l’illegalità nella pubblica amministrazione.
L’intervento legislativo introduce effettive e concrete misure di contrasto alla corruzione e contribuisce a uniformare l'ordinamento giuridico italiano agli strumenti sovranazionali di contrasto alla corruzione già ratificati dal nostro Paese, in particolare, la Convenzione dell’Organizzazione delle Nazioni Unite contro la corruzione, adottata dall'Assemblea generale dell'O.N.U. il 31 ottobre 2003 con risoluzione n. 58/4, firmata dallo Stato Italiano il 9 dicembre 2003, e ratificata con legge 3 agosto 2009, n. 116.
La Legge 190/2012 prevede la creazione di un apparato preventivo e repressivo contro la corruzione interno alla Pubblica Amministrazione e ai soggetti di diritto privato legati alla Pubblica Amministrazione, impone cioè a tali enti di introdurre nella propria organizzazione controlli e procedure di monitoraggio contro i malfunzionamenti degli enti. Tali obblighi si articolano sostanzialmente su due filoni:
In base al nuovo sistema la corruzione deve essere intesa in senso lato, comprensiva cioè delle varie situazioni in cui, nel corso dell’attività amministrativa, si riscontri l’abuso da parte di un soggetto del potere a lui affidato al fine di ottenere vantaggi privati. Le situazioni rilevanti sono, quindi, più ampie rispetto alla fattispecie penalistica (artt. 318, 319 e 319 ter, c.p.) e sono tali da comprendere non solo l’intera gamma dei delitti contro la Pubblica Amministrazione disciplinati nel Libro II Titolo II, capo I del Codice penale, (peculato, malversazione, indebita percezione di erogazioni a danno dello Stato, concussione, corruzione per l'esercizio della funzione, interruzione di un servizio pubblico o di pubblica necessità …) ma anche le situazioni in cui, a prescindere dalla rilevanza penale, venga in evidenza un meccanismo dell’ente distorto a causa dell’uso a fini privati delle funzioni attribuite.
Poiché SAGIFI S.p.A. si era già volontariamente dotata dei modelli di organizzazione e gestione del rischio previsti dal D.Lgs. n. 231 del 2001, regolarmente pubblicato sul proprio sito aziendale, cui tutti i dipendenti e le parti interessate hanno potuto prenderne visione, per evitare inutili ridondanze nella propria azione di prevenzione della corruzione, ha ritenuto opportuno, in linea con le indicazioni dell’ANAC Autorità Nazionale Anticorruzione e per la valutazione e la trasparenza delle amministrazioni pubbliche (ex CIVIT, di seguito ANAC) fare perno su essi, per costruire il proprio piano di prevenzione della corruzione, ma estendendo l’ambito di applicazione non solo ai reati contro la Pubblica Amministrazione previsti dalla D.Lgs. n. 231 del 2001, ma anche a tutti quelli considerati nella Legge n. 190 del 2012, sia dal lato attivo che da quello passivo, anche in relazione al tipo di attività svolto da SAGIFI S.p.A..
Pertanto, la SAGIFI S.p.A. con il presente “Piano Operativo di Prevenzione della Corruzione”, intende rendere attuativo, in tale direzione, il proprio modello di organizzazione previsto dal D.Lgs. 231/2001.
2 Scopo
Con il presente documento si è inteso predisporre un piano programmatico che contempli l’introduzione di strategie e di strumenti volti a prevenire e contrastare il fenomeno della corruzione, nella consapevolezza che la repressione della corruzione parte da una politica di prevenzione della stessa, agendo sull’integrità morale dei dipendenti di SAGIFI S.p.A. attraverso il codice etico e di comportamento, disciplinando le possibili incompatibilità, intervenendo in maniera massiccia sulla formazione, garantendo la trasparenza dell’azione di SAGIFI S.p.A. e l’efficacia dei controlli interni.
3 Campo di applicazione
Destinatari del presente Piano sono tutti i dipendenti di SAGIFI S.p.A., l’Assemblea, il Collegio Sindacale e l’Organo di Vigilanza, i procuratori e i collaboratori. Tutto il personale, è tenuto a prendere atto e ad osservare il presente Piano, che sarà pubblicato sul sito web di SAGIFI S.p.A. nella sezione “Modello Organizzativo”. Al personale già in servizio alla data di adozione, il Piano sarà comunicato dall’Azienda. Al personale neoassunto sarà invitato a prendere visione sul sito al momento della presa di servizio.
4 Identificazione e Gestione del rischio
Premesso che SAGIFI S.p.A. si occupa della gestione di servizi di ristorazione collettiva ad Enti pubblici e privati, sono state esaminate con particolare attenzione i processi di erogazione del servizio e quelli di approvvigionamento ad esso legati. In tale ambito, nel proprio “Modello di Organizzazione e di Gestione, di cui al D. Lgs.231/2001”, pubblicato sul sito aziendale, sono state individuate le aree specifiche nelle quali è più elevato il rischio di corruzione.
Pertanto, in linea col proprio “Modello di Organizzazione e di Gestione”, approvato dall’Assemblea dei soci in data 08.11.2010, revisionato il 28.04.2012 ed il 29.04.2013, si redige il presente piano operativo interno, di prevenzione alla corruzione in conformità alla L.190/2012.
Tutte le figure individuate nelle “aree aziendali a rischio reati” devono confrontarsi periodicamente con l’Organo di Vigilanza (OdV) e partecipare ai corsi di formazione aziendale, secondo il “piano annuale di formazione”, organizzati con il Fondo interprofessionale “Fondimpresa” o altro qualificato Organismo abilitato, che la SAGIFI dovesse scegliere.
5 Formazione in tema di prevenzione della corruzione
Parte fondamentale del programma di prevenzione della corruzione è la sensibilizzazione dei dipendenti attraverso progetti di formazione/informazione allo scopo di fornire un'adeguata conoscenza delle leggi e del Piano, nonché le indicazioni per riconoscere e gestire i segnali di allarme. Tale attività si sviluppa mediante un programma di training e di aggiornamento periodico, obbligatorio per tutti i dipendenti della Sagifi S.p.A., in particolare, quei dipendenti che direttamente o indirettamente svolgono un'attività all'interno degli uffici a rischio di corruzione. Il Responsabile della prevenzione della corruzione individua le procedure appropriate per formare i dipendenti destinati ad operare in settori particolarmente esposti alla corruzione, secondo le indicazioni ricevute dagli uffici; garantisce la formazione continua e l'aggiornamento, sia attraverso riunioni periodiche con tutti i dipendenti coinvolti che attraverso l'affiancamento ai referenti nelle azioni di controllo durante l'espletamento delle attività a rischio di corruzione.
Il programma di formazione, che si articola sui “diritti e doveri dei lavoratori”, avrà ad oggetto anche l'esame specifico della normativa penale in materia di reati contro la pubblica amministrazione, in particolare l'articolo 1, comma 75, della Legge n. 190 del 2012 e successive modificazioni, che introduce variazioni al codice penale nella parte relativa ai reati contro la pubblica amministrazione, in materia di corruzione e concussione, introducendo tra l'altro i reati di "induzione indebita a dare o promettere utilità" e di "traffico di influenze illecite".
Il piano di formazione introdurrà inoltre temi della legalità, della trasparenza e dell'etica, facendo riferimento, ove possibile a situazioni concrete in qualche modo affini alle attività di SAGIFI S.p.A.. Le attività formative sono distinte in processi di formazione "base" e di formazione "continua" per aggiornamenti, azioni di controllo delle attività a rischio di corruzione.
L’attività di formazione ha avuto inizio nel 2013, nel corso del quale sono stati trattati argomenti aventi ad oggetto anche la trasparenza e le previsioni in tema di corruzione.
6 Verifica e monitoraggio delle procedure di prevenzione della corruzione
Per le attività e i procedimenti a rischio corruzione, individuate nella tabella delle aree a rischio di cui al “Modello di Organizzazione e di Gestione – D.Lgs.231/2001” sono stati previsti, oltre ai meccanismi di formazione, dei sistemi di attuazione e controllo delle decisioni idonei a prevenire il rischio di corruzione, ulteriori rispetto a quelle già esistenti.
La SAGIFI S.p.A., è dotata di un sistema di monitoraggio, affidato all’Organo di Vigilanza, connesso all’intero sistema atto a contrastare il fenomeno della corruzione in perfetta armonia con la L.190/2012 nonché con il D.Lgs.231/2001. Nell’ambito di tale Sistema SAGIFI S.p.A. ha introdotto dei processi strutturati di Audit interno, ad opera dell’OdV, necessario a valutare periodicamente il rispetto dei criteri adottati. L’OdV, trimestralmente, a seguito di verifica interna condotta sulla base di una check-list appositamente redatta, valuta la conformità ai requisiti legislativi in tema di repressione dei reati di cui alle precitate leggi, quindi, l’osservanza alle stesse. Di tali verifiche, viene redatto verbale di riunione, la cui archiviazione è presso la Direzione della SAGIFI S.p.A..
7 Conflitto di interessi
Come già previsto nel Codice di Comportamento Aziendale della SAGIFI S.p.A. riconosce e rispetta il diritto dei dipendenti e dei collaboratori a partecipare ad investimenti, affari o ad attività di altro genere al di fuori di quella svolta nell'interesse aziendale, purché si tratti di attività consentite dalla legge e compatibili con gli obblighi assunti in qualità di dipendenti e/o collaboratori.
In ogni caso, dipendenti e collaboratori devono evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si possa manifestare un conflitto con gli interessi di SAGIFI S.p.A. o che possano interferire con la loro capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse di SAGIFI S.p.A. e nel pieno rispetto delle norme del Codice.
Per conflitto di interessi deve intendersi il caso in cui un dipendente o collaboratore persegua un interesse diverso dalla missione di SAGIFI S.p.A. o compia attività che possano, comunque, interferire con la sua capacità di assumere decisioni nell’esclusivo interesse della stessa, ovvero si avvantaggi personalmente di opportunità d’affari della stessa.
Ogni situazione che possa costituire o determinare un conflitto di interesse deve essere tempestivamente comunicata al superiore. Dipendenti e collaboratori devono evitare conflitti di interesse tra le attività economiche personali e familiari e le mansioni/funzioni che ricoprono all'interno della struttura di appartenenza.
In caso si determini comunque una situazione di conflitto di interessi, anche potenziale, che possa coinvolgere interessi propri ovvero dei suoi parenti o affini entro il secondo grado, del coniuge, di conviventi o di persone con le quali abbia frequentazioni abituali, rapporti di inimicizia o rapporti commerciali, il dipendente deve astenersi dal partecipare al procedimento, dall’adottare pareri, valutazioni tecniche e fare una segnalazione. Tale segnalazione dovrà avvenire tempestivamente e dovrà essere indirizzata ai diretti superiori gerarchici o direttamente Direttore Generale/Amministratore Unico.
È inoltre necessario che SAGIFI S.p.A., in sede di autorizzazione di incarichi ai propri dipendenti, verifichi l'insussistenza di situazioni, anche potenziali, di conflitto di interessi.
8 Individuazione di modalità di gestione delle risorse umane e finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati
Quanto alle risorse umane la trasparenza deve essere garantita attraverso un adeguato supporto documentale che consenta in ogni momento la tracciabilità del procedimento. Al fine di contribuire a prevenire la commissione di reati è stato predisposto un sistema di Controlli interni.
I dipendenti sono consapevoli dell’esistenza di procedure di controllo e coscienti del contributo che queste danno al raggiungimento degli obiettivi aziendali e dell’efficienza.
Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività dell'impresa con l'obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, proteggere i beni aziendali, gestire efficientemente le attività e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi.
La responsabilità di creare un sistema di controllo interno efficace è comune ad ogni livello operativo. Conseguentemente tutti i dipendenti sono responsabili della definizione, attuazione e corretto funzionamento dei controlli inerenti le aree operative loro affidate.
Come previsto dal Codice di Comportamento i responsabili di funzione sono tenuti a essere partecipi del sistema di controllo aziendale e a farne partecipi i loro collaboratori.
Quanto alle risorse finanziarie, la trasparenza contabile e la tracciabilità, come previsto dal Codice di Comportamento si fonda sulla verità, accuratezza e completezza dell'informazione per le relative registrazioni contabili. Ciascun dipendente è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità.
Per ogni operazione è conservata agli atti un'adeguata documentazione di supporto dell'attività svolta, in modo da consentire:
Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto. È compito di ogni dipendente far sì che la documentazione sia facilmente rintracciabile e ordinata secondo criteri logici e alle procedure aziendali.
I dipendenti che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni, trascuratezze della contabilità o della documentazione su cui le registrazioni contabili si fondano, sono tenuti a riferire i fatti al proprio superiore o direttamente al Direttore Generale/Amministratore Unico. Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua da garantire sempre la sua tracciabilità, utilizzando gli appositi codici di contratto (CIG).
Tutte le azioni e le operazioni aziendali devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento.
9 Entrata in vigore
Il Piano è entrato in vigore il 02.03.2015.